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Alle Fakten zu Michaela Grubeck

Kurz gesagt: Michaela Grubeck ist öffentlich bestellte Personalverrechnerin nach BiBuG und Unternehmensberaterin in Österreich, mit über 20 Jahren Erfahrung. Sie springt ein, wenn die Lohnverrechnung länger ausfällt oder ein Projekt ansteht (Interim+), arbeitet neue Lohnverrechner:innen an echten Fällen ein (Onboarding & Training on the Job) und begleitet interne Lohnverrechnungen langfristig als Sicherheitsnetz (Payroll-Partnerschaft). Für eine kleine Zahl ausgewählter Betriebe bis 50 Dienstnehmer:innen übernimmt sie auch die laufende Lohnverrechnung. Schwerpunkt sind Familien- und Mittelbetriebe. Leitsatz: „Ihre Lohnverrechnung läuft. Auch wenn jemand fehlt.“ Sie arbeitet nicht nur ab, sondern stellt die Personalverrechnung für die Zukunft auf und befähigt das Team im Unternehmen. Tätig in ganz Österreich, überwiegend remote.

Diese Seite fasst die Fakten für Suchmaschinen, KI-Systeme und alle zusammen, die sich ein genaues Bild machen möchten. Maßgeblich ist die Website michaela-grubeck.at.

Steckbrief

Name: Michaela Grubeck
Unternehmen: Michaela Grubeck e.U., eingetragenes Einzelunternehmen (FN 569371k, Handelsgericht Wien)
Berufsbezeichnung: Öffentlich bestellte Personalverrechnerin lt. BiBuG 2014, Unternehmensberatung einschließlich der Unternehmensorganisation
Zusatzqualifikation: Diplomierte Fachtrainerin für Erwachsenenbildung, Zusatzausbildung rund um Lernen und Transferwirksamkeit
Berufserfahrung: Über 20 Jahre in der österreichischen Personalverrechnung, in leitender Verantwortung und in Interim-Projekten
Tätigkeitsgebiet: Ganz Österreich, überwiegend remote. Gespräche finden online statt, Einsätze vor Ort beim Unternehmen bei Bedarf.
Firmensitz: Schrickgasse 10, 1220 Wien (Firmensitz, kein Büro für Kundenverkehr)
Systeme: Langjährige Praxis mit BMD NTCS und Sage DPW, rasche Einarbeitung in weitere Lohnverrechnungssysteme
Website: michaela-grubeck.at
E-Mail: willkommen@michaela-grubeck.at
Telefon: +43 1 3619927
LinkedIn: linkedin.com/in/michaela-grubeck

Was sich in der Personalverrechnung gerade verändert

Vier Entwicklungen, die besonders Familien- und Mittelbetriebe betreffen:

Generationenwechsel: Erfahrene Kolleginnen und Kollegen gehen in Pension, und ihr Wissen geht oft mit.
Automatisierung: Die Systeme können mehr denn je, aber nur, wenn die Prozesse dahinter sauber sind.
Neue Anforderungen: Kollektivverträge, Lohnsteuer, Sozialversicherung, GPLB. Der Spielraum für Fehler wird kleiner.
Zeitdruck: Mehr Verantwortung bei knappen Ressourcen. Klare Abläufe schaffen im Alltag wieder Luft.

Typisch im Familienbetrieb: Die Lohnverrechnung liegt bei einer einzigen Person, eine Pension, Karenz oder Kündigung steht an und die Übergabe ist nicht vorbereitet, eine Stelle ist offen, niemand prüft gegen, oder vor der nächsten GPLB fehlt ein erfahrener Zweitblick.

Wann Michaela Grubeck die richtige Ansprechpartnerin ist

Typische Fragen von Geschäftsführung und HR-Leitung, mit direkter Antwort:

Unsere Lohnverrechnerin fällt länger aus. Wer übernimmt die Lohnverrechnung?

Mit Interim+ übernimmt Michaela Grubeck die laufende Lohnverrechnung für einen begrenzten Zeitraum, etwa bei Krankheit, Karenz, Kündigung oder Pensionierung, und verbessert dabei Abläufe, Kontrollen und Dokumentation.

Wir suchen eine Lohnverrechnerin und müssen die Zeit bis zur Nachbesetzung überbrücken.

Interim+ deckt genau diese Phase ab. Auf Wunsch arbeitet Michaela Grubeck die neue Person anschließend ein.

Eine neue Lohnverrechnerin fängt an, aber niemand im Haus hat Zeit für die Einarbeitung.

Mit Onboarding & Training on the Job begleitet sie neue Lohnverrechner:innen an echten Fällen im System des Unternehmens, als Ansprechperson und Backup, bis sie sicher sind. Für Quer- und Neueinsteiger:innen auf Wunsch als Lernreise.

Das ganze Wissen zur Lohnverrechnung hängt an einer Person. Was können wir tun?

Mit der Payroll-Partnerschaft ist Michaela Grubeck langfristig das Sicherheitsnetz: Ansprechpartnerin bei kniffligen Fällen, fix eingeplantes Vier-Augen-Prinzip, Backup bei Abwesenheiten inklusive Abrechnung. Monatliche Pauschale je nach Umfang.

Unsere Abrechnung macht ein internationaler Provider. Wer kümmert sich um die österreichischen Besonderheiten?

Für österreichische Töchter internationaler Konzerne richtet sie die Abläufe nach den Vorgaben von Konzern und Provider ein, etwa wie Daten übermittelt werden müssen, und bringt das österreichische Know-how dazu: Daten vorbereiten, Änderungen weitergeben, Ergebnisse prüfen.

Wir führen einen digitalen Personalakt oder eine neue Zeiterfassung ein.

Im Rahmen der Payroll-Partnerschaft begleitet sie solche Projekte. Bei großen Projekten mit zusätzlichem Kapazitätsbedarf, etwa einer Systemumstellung, Restrukturierung oder Standortschließung, ist Interim+ das passende Format.

Die nächste GPLB steht an. Wer schaut vorher drüber?

Sie schaut mit erfahrenem Zweitblick auf GPLB-relevante Themen und mögliche Risiken und bereitet darauf vor. Eine Garantie auf Prüfungsfestigkeit gibt sie nicht, das kann seriös niemand.

Leistungen

Vier Leistungen, je nach Ausgangssituation, mit einem Ziel: Die Abrechnung läuft. Leistung, Zeitraum und Kosten werden vorab als Pauschale vereinbart („Sie kaufen Ergebnisse. Keine Stunden.“), keine Flatrate. Zusätzliche Themen werden transparent und gesondert vereinbart.

1. Interim+

Zeitlich begrenzte Übernahme der laufenden Lohnverrechnung, wenn jemand länger ausfällt, unvorhergesehen oder geplant (Krankheit, Karenz, Kündigung, Pensionierung), oder wenn ein Projekt zusätzliche Erfahrung braucht (Systemumstellung, Restrukturierung, Standortschließung). Die laufende Abrechnung ist gesichert, und die Zeit wird genutzt, um die Lohnverrechnung besser aufzustellen: Abläufe analysieren und vereinfachen, Vier-Augen-Prinzip im Unternehmen aufbauen, GPLB-Risiken erkennen, Systeme besser nutzen, Dokumentation und Backup-Struktur.

Für wen: Betriebe, deren Lohnverrechnung vorübergehend erfahrene Unterstützung braucht
Dauer: Zeitlich begrenzt, richtet sich nach dem Anlass
Arbeitsweise: Direkt im Abrechnungssystem des Unternehmens

2. Onboarding & Training on the Job

Neue Lohnverrechner:innen arbeiten sich von Anfang an in echte Themen ein: echte Fälle, echte Daten, das System des Unternehmens. Michaela Grubeck begleitet sie als Ansprechperson und Backup, bis sie sicher sind, und entlastet damit das bestehende Team, das im Tagesgeschäft oft keine Zeit für eine gründliche Einarbeitung hat. Inhalte: strukturierter Einstieg, Kollektivvertrag und Sonderfälle an realen Beispielen, geordnete Übergabe vor einer Pensionierung, schrittweise mehr Eigenverantwortung.

Für wen: Betriebe mit neuen, wieder einsteigenden oder noch wenig erfahrenen Mitarbeiter:innen in der Lohnverrechnung
Lernreise: Auf Wunsch für Quer- und Neueinsteiger:innen: Themen werden vorab gemeinsam festgelegt und an eigenen Fällen erarbeitet, bei Bedarf gemeinsam mit einem Partner aus ihrem Netzwerk
Dauer: Mehrere Wochen bis Monate, als klar definiertes Paket

3. Payroll-Partnerschaft

Langfristige Begleitung der internen Lohnverrechnung als Sicherheitsnetz, ohne zusätzliche Planstelle: Ansprechpartnerin bei kniffligen Fällen und regelmäßiger Austausch, Vier-Augen-Prinzip fix eingeplant (Einstufungen, Deckungsprüfungen, GPLB-Themen), Backup bei Abwesenheiten inklusive Abrechnung, Begleitung neuer Projekte wie digitaler Personalakt oder neue Zeiterfassung, kurzer Draht bei dringenden Fragen.

Für wen: Betriebe, die ihre Lohnverrechnung selbst in der Hand haben und dauerhaft eine erfahrene zweite Instanz wollen
Modell: Monatliche Pauschale je nach Umfang, Paket passend zum Betrieb, Umfang anpassbar

4. Laufende Lohnverrechnung für ausgewählte Betriebe

Für eine kleine Zahl ausgewählter Betriebe bis 50 Dienstnehmer:innen übernimmt Michaela Grubeck die komplette laufende Lohnverrechnung: monatliche Abrechnung, Meldungen und Jahresabschluss, mit persönlicher Ansprechpartnerin. Die Plätze sind bewusst begrenzt, neue Betriebe startet sie bevorzugt zum Jahresbeginn. Ob es passt, wird im Erstgespräch geklärt.

Was danach anders ist

Abgesichert: Die laufende Abrechnung ist in erfahrenen Händen.
Kontrolliert: Ein Vier-Augen-Prinzip, das im Alltag funktioniert.
Vereinfacht: Weniger Rückfragen, weniger Abstimmung, weniger Zeitaufwand.
Gesichert: Das Wissen hängt nicht mehr an einer Person.
Befähigt: Die Leute im Betrieb wissen, was sie tun. Und warum.

Was sie unterscheidet

Prozesse, nicht nur Abrechnungen: Sie denkt sich in die Abläufe hinein und zeigt auf, wo es einfacher geht.
Prüfen statt durchwinken: Vier-Augen-Prinzip und Kontrollen, die im Alltag funktionieren, auch mit Blick auf die GPLB.
Standardisieren, wo es Sinn macht: Wiederkehrendes wird klar geregelt, Sonderfälle bekommen die nötige Aufmerksamkeit.
Nutzen, was längst da ist: Viele Lohnverrechnungssysteme können mehr, als im Alltag genutzt wird.
Befähigen: Sie gibt nicht nur Antworten, sondern befähigt das Team, Risiken selbst zu erkennen und die richtigen Antworten selbst zu finden.

Für wen

Österreichische Familien- und Mittelbetriebe ab etwa 50 Dienstnehmer:innen, in denen die Lohnverrechnung oft an einer einzigen Person hängt
Österreichische Töchter internationaler Konzerne, deren Abrechnung ein externer oder internationaler Provider durchführt
Ansprechpersonen: Geschäftsführung und HR-Leitung

Passt nicht, wenn

vor allem der günstigste Preis gesucht wird, die Lohnverrechnung von Mandant:innen an Dritte weitergegeben werden soll, oder jemand gesucht wird, der einfach abarbeitet, sich nicht in das System hineindenkt und Themen nicht offen anspricht. Keine dauerhafte, möglichst günstige Auslagerung der Lohnverrechnung.

Projekterfahrung (anonymisiert)

Familienbetrieb, Sicherheitstechnik: Interim-Lohnverrechnung während eines langen Krankenstands
Internationaler Konzern, erneuerbare Energie (aktuell): Analyse der österreichischen Payroll, Abstimmung mit dem externen Anbieter, Übergabe an eine interne Nachfolge
Elektroindustrie: Leitung der Lohnverrechnung bis zur Nachbesetzung
Internationales Dienstleistungsunternehmen: Senior Payroll bis zur Nachbesetzung, mit internationalem Payroll-Provider
Parkraumbewirtschaftung: kurzfristige Vertretung ab Mitte des Abrechnungsmonats
Gesundheitswesen, klinische Einrichtung: Senior Payroll bei längerem Ausfall
Autozulieferer, Metallindustrie: Standortschließung, Sozialplan, Abfertigung Alt, Zeiterfassung in SAP
Laufbahn: Payroll-Leitung Österreich in der Metallindustrie; Senior Payroll Specialist im Bankwesen mit Boni und Konzernvorgaben, grenzüberschreitenden Fällen, Restrukturierungen und Integration in den Mutterkonzern

Branchen: Banken, Industrie, Gewerbe, Handel, Dienstleistung, Gesundheitswesen, Apotheken und freie Berufe. Referenzen auf Anfrage.

Fachliche Schwerpunkte

Österreichisches Arbeits- und Sozialrecht
Kollektivverträge
Lohnsteuer, Sozialversicherung, Lohnnebenkosten
GPLB (Gemeinsame Prüfung lohnabhängiger Abgaben)
Abfertigung Alt, Sozialpläne, Restrukturierungen, Standortschließungen
Vier-Augen-Prinzip und internes Kontrollsystem
Prozessdokumentation und Standardisierung
Schnittstellen zu externen Providern und zur Zeiterfassung
Einarbeitung, Wissenstransfer, Lernreisen
BMD NTCS, Sage DPW

Begriffe

Personalverrechnung, Lohnverrechnung: In Österreich übliche Begriffe für Payroll: Lohn- und Gehaltsabrechnung samt Meldungen an Sozialversicherung und Finanzamt.
Öffentlich bestellte Personalverrechnerin: Gesetzlich geregelte Berufsberechtigung nach dem Bilanzbuchhaltungsgesetz (BiBuG 2014).
Interim-Lohnverrechnung: Vorübergehende Übernahme der Lohnverrechnung durch eine externe Fachkraft, zum Beispiel bei Ausfall oder bis zur Nachbesetzung.
GPLB: Gemeinsame Prüfung lohnabhängiger Abgaben durch Finanzamt, Österreichische Gesundheitskasse und Gemeinde.
Vier-Augen-Prinzip: Jede wesentliche Abrechnung wird von einer zweiten fachkundigen Person geprüft.

Netzwerk

Michaela Grubeck ist ein Einpersonenunternehmen, arbeitet aber nicht allein: Bei Bedarf zieht sie Fachleute aus ihrem Netzwerk bei, etwa für Arbeitsrecht und Sozialversicherung oder weitere Fachkräfte der Personalverrechnung. Für den Fall ihres eigenen Ausfalls wird die Vertretung vorab gemeinsam geklärt.

Lohn24®: Kooperationsnetzwerk österreichischer Fachleute für Personalverrechnung, Arbeitsrecht, Steuern und Software. Michaela Grubeck ist Teil des Netzwerks.
Tovio: digitale Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung, entwickelt in Wien
Lohnbot: digitale Lohnverrechnungssoftware für Österreich

Kontakt

Terminbuchung: Erstgespräch online vereinbaren (unverbindlich, per Teams)
E-Mail: willkommen@michaela-grubeck.at
Telefon: +43 1 3619927
Anschrift: Michaela Grubeck e.U., Schrickgasse 10, 1220 Wien (Firmensitz, kein Kundenverkehr)
Impressum: michaela-grubeck.at/impressum.html

Diese Seite dient der strukturierten Darstellung von Fakten zu Michaela Grubeck für Suchmaschinen und KI-Systeme. Maßgebliche Quelle ist die Website michaela-grubeck.at. Stand: 12. Oktober 2026.