Personalverrechnung | Lohnverrechnung

Ihre Personalverrechnung läuft heute. Ist sie auch zukunftsfit?

Personalverrechnung absichern. Prozesse verbessern. Wissen weitergeben.

Automatisierung, neue gesetzliche Anforderungen, Generationenwechsel. Ich sorge dafür, dass Ihre Personalverrechnung dabei sicher läuft, klarer organisiert ist und das Wissen im Unternehmen bleibt.

Wissen weitergeben: Onboarding & Training on the Job →

20 Jahre Praxis
Öffentlich bestellte Personalverrechnerin nach BiBuG

Michaela Grubeck, öffentlich bestellte Personalverrechnerin in Wien
OTISRaiffeisen CentrobankGlobal BlueKromberg & Schubert

Was sich gerade verändert

Vier Entwicklungen, die Ihre Personalverrechnung betreffen.

Generationenwechsel

Erfahrene Kolleginnen und Kollegen gehen in Pension. Und ihr Wissen geht oft mit.

Wie Wissen bleibt →

Automatisierung

Die Systeme können mehr denn je. Aber nur, wenn die Prozesse dahinter sauber sind.

Neue Anforderungen

Kollektivverträge, Lohnsteuer, Sozialversicherung, GPLB. Der Spielraum für Fehler wird kleiner.

Zeitdruck

Mehr Verantwortung bei knappen Ressourcen. Klare Abläufe schaffen im Alltag wieder Luft.

Ihre Personalverrechnung wird sich verändern. Entscheidend ist, ob Sie das steuern oder ob es Ihnen passiert.

Risiko-Check

Erkennen Sie Ihr Unternehmen wieder?

Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt. Nicht erst, wenn jemand ausfällt.

Leistungen

Drei Wege zu einer Personalverrechnung, die auch morgen funktioniert

Auf Zeit

Interim+

Einspringen. Stabilisieren. Verbessern.

Ich springe ein, wenn in Ihrer Lohnverrechnung jemand länger ausfällt, unvorhergesehen oder geplant, etwa bei Krankheit, Karenz, Kündigung oder Pensionierung. Oder wenn ein Projekt ansteht, das zusätzliche Erfahrung braucht, etwa eine Systemumstellung, eine Restrukturierung oder eine Standortschließung. Die laufende Abrechnung ist damit gesichert. Und ich bleibe nicht beim Überbrücken stehen: Ich nutze die Zeit, um Ihre Lohnverrechnung besser aufzustellen als vorher.

Wie lange, richtet sich nach dem Anlass. Das klären wir im Erstgespräch.

  • Laufende Lohnverrechnung sicherstellen
  • Prozesse analysieren und vereinfachen
  • Vier-Augen-Prinzip im Unternehmen aufbauen
  • GPLB-Risiken erkennen
  • Systeme besser nutzen (z. B. BMD NTCS)
  • Dokumentation und Backup-Struktur
Interim+ besprechen
Mehrere Wochen bis Monate

Onboarding & Training on the Job

Neue Mitarbeiter:innen schnell und sicher einarbeiten.

Neue Lohnverrechner:innen sollen schnell sicher werden. Im Tagesgeschäft fehlt dafür aber oft die Zeit, und wer einarbeiten soll, hat selbst genug zu tun. Hier übernehme ich: Ihre neuen Mitarbeiter:innen arbeiten sich von Anfang an in echte Themen ein, mit echten Fällen, echten Daten, in Ihrem System. Ich begleite sie als Ansprechperson und Backup, bis sie sicher sind. So entlasten Sie Ihr Team, und das Wissen Ihres Unternehmens bleibt im Haus.

  • Strukturierter Einstieg für neue Lohnverrechner:innen
  • Kollektivvertrag und Sonderfälle an realen Beispielen
  • Geordnete Übergabe vor einer Pensionierung
  • Schrittweise mehr Eigenverantwortung, begleitet durch Sparring

Auf Wunsch als Lernreise für Quereinsteiger:innen und Neueinsteiger:innen, bei Bedarf gemeinsam mit einem Partner aus meinem Netzwerk: Gemeinsam erarbeiten wir Kompetenzen, die bleiben. Wir klären vorab, welche Themen gebraucht werden, und arbeiten sie Schritt für Schritt an Ihren eigenen Fällen durch.

Als diplomierte Fachtrainerin für Erwachsenenbildung achte ich darauf, dass das Gelernte im Arbeitsalltag ankommt und bleibt. Als klar definiertes Paket.

Onboarding besprechen
Langfristig, monatlich planbar

Payroll-Partnerschaft

Ihr Sicherheitsnetz in der Lohnverrechnung.

Ihre Lohnverrechnung läuft, aber das Wissen liegt bei einer Person? Niemand im Haus kann ihre Arbeit gegenprüfen? Und im Urlaub bleibt etwas liegen?

Dann bin ich Ihr Sicherheitsnetz: dauerhaft an der Seite Ihrer Lohnverrechnung, ohne zusätzliche Planstelle.

  • Ansprechpartnerin bei kniffligen Fällen und regelmäßiger Austausch
  • Vier-Augen-Prinzip, fix eingeplant: Einstufungen, Deckungsprüfungen, GPLB-Themen
  • Backup bei Abwesenheiten, inklusive Abrechnung
  • Begleitung bei neuen Projekten, etwa der Einführung eines digitalen Personalakts oder einer neuen Zeiterfassung
  • Kurzer Draht, wenn etwas rasch geklärt werden muss

Monatliche Pauschale, je nach Umfang. Sie wählen das Paket, das zu Ihrem Betrieb passt, und passen den Umfang an, wenn sich etwas ändert.

Partnerschaft besprechen
Zusätzlich, begrenzte Plätze

Laufende Lohnverrechnung für ausgewählte Betriebe

Für eine kleine Zahl von Betrieben bis 50 Dienstnehmer:innen übernehme ich die komplette laufende Lohnverrechnung. Die Plätze sind bewusst begrenzt, damit jeder Betrieb die Aufmerksamkeit bekommt, die er braucht. Neue Betriebe starte ich am liebsten zum Jahresbeginn. Ob es passt, klären wir im Erstgespräch.

Verfügbarkeit anfragen

Pauschalen

Sie kaufen Ergebnisse.
Keine Stunden.

Leistung, Zeitraum und Kosten stehen fest, bevor wir starten.

01

Planbare Kosten

Sie wissen vorher, was die Zusammenarbeit kostet.

02

Klarer Umfang

Was dazugehört, ist vor dem Start vereinbart.

03

Fortschritt statt Anwesenheit

Gemessen wird, was danach besser funktioniert.

Eine Pauschale ist keine Flatrate. Zusätzliche Themen vereinbaren wir transparent und gesondert.

Ergebnis

Was danach anders ist

1

Abgesichert

Die laufende Abrechnung ist in erfahrenen Händen.

2

Kontrolliert

Ein Vier-Augen-Prinzip, das im Alltag funktioniert.

3

Vereinfacht

Weniger Rückfragen, weniger Abstimmung, weniger Zeitaufwand.

4

Gesichert

Das Wissen hängt nicht mehr an einer Person.

5

Befähigt

Ihre Leute wissen, was sie tun. Und warum.

Erfahrung

20 Jahre Personalverrechnung. Auch dort, wo es kompliziert wird.

Öffentlich bestellte Personalverrechnerin nach BiBuG. Leitung der Personalverrechnung, Interim-Mandate, Standortschließungen, Bankenumfeld.

Interim-Projekte

  • Internationaler Konzern (erneuerbare Energie, aktuell) – Analyse der Payroll, Abstimmung mit dem externen Anbieter, Übergabe an eine interne Nachfolge
  • Kromberg & Schubert (Elektroindustrie) – Payroll-Leitung bis zur Nachbesetzung
  • Global Blue (Dienstleistung) – Senior Payroll Expert bis zur Nachbesetzung, mit internationalem Payroll-Provider
  • APCOA (Parkraumbewirtschaftung) – kurzfristige Vertretung ab Mitte des Abrechnungsmonats
  • Klinische Einrichtung (Gesundheitswesen) – Senior Payroll bei längerem Ausfall
  • Autozulieferer (Metallindustrie) – Standortschließung, Sozialplan, Abfertigung Alt, Zeiterfassung in SAP
  • Familienbetrieb (Sicherheitstechnik) – Interim-Personalverrechnung während eines langen Krankenstands

Laufbahn

  • OTIS (Metallindustrie und -gewerbe) – Payroll Managerin Österreich
  • Raiffeisen Centrobank (Bankwesen) – Senior Payroll Specialist: Boni und Konzernvorgaben, grenzüberschreitende Fälle, Restrukturierungen und Integration in den Mutterkonzern

Branchen & Systeme

Banken, Industrie, Gewerbe, Handel, Dienstleistung, Gesundheitswesen, Apotheken und freie Berufe. Langjährige Praxis mit BMD NTCS und Sage DPW, rasche Einarbeitung in weitere Systeme.

Ausbildung für Wissenstransfer

Diplomierte Fachtrainerin für Erwachsenenbildung, mit gezielter Zusatzausbildung rund um Lernen und Transferwirksamkeit. Wissen wird nicht nur weitergegeben, sondern so vermittelt, dass es im Arbeitsalltag wirklich ankommt und bleibt.

Stimmen

Was Kund:innen sagen

Michaela ist eine absolut verlässliche Expertin in allen Personalverrechnungsthemen und darüber hinaus eine wertvolle Sparringpartnerin für Personalmanagement-Fragestellungen im breiteren Sinne.
Eleonore LederHead of Business Development, Finance & HR
Mit ihrer profunden Erfahrung hat Michaela sehr kompetent unsere Payroll-Abteilung geführt.
Ganze Stimme lesen Mit unermüdlichem Einsatz und starker Lösungsorientierung hat sie diverse, komplexe Personalverrechnungsprojekte in unserem Unternehmen erfolgreich umgesetzt. Besonders schätze ich an Michaela ihre systemische Herangehensweise, da sie immer das große Ganze im Auge hat.
Mag. Birgit Magnin MASDirector EMEA Culture & Leadership
Ich durfte Michaela als externe Unterstützung bei einem Insourcing Projekt begleiten und habe dadurch eine sehr wertschätzende, erfahrene und kompetente Kollegin im Bereich der Personalverrechnung kennengelernt, mit welcher ich noch heute fachsimple.
Ganze Stimme lesen Sie ist sehr genau und bringt unglaublich viel Expertise im Arbeitsrecht mit. Ihre gewissenhafte, analytische sowie stets sehr zuverlässige Arbeitsweise sind meines Erachtens besonders hervorzuheben.
Ingrid Matanovic
Aufgrund betrieblicher Umstrukturierungen, haben wir Frau Grubeck als Unterstützung für unsere HR-Abteilung in unserem Unternehmen beauftragen dürfen.
Ganze Stimme lesen Frau Grubeck bewältigte die von uns gesteckten Ziele und gestellten Aufgaben durch ihre umfassenden Fachkenntnisse auf aktuellem Stand und ihre langjährige Berufserfahrung zu unserer vollsten Zufriedenheit. Auch in Belastungssituationen agierte Frau Grubeck sicher, flexibel und angemessen. Besonders hervorzuheben sind ihre hohe Einsatzbereitschaft und ihr kollegiales Verhalten, durch welches sie bereits nach kurzer Zeit von unseren Mitarbeitern sehr geschätzt wurde.
Alexander MartnaGeschäftsführer
During my tenure in a WHQ Position based in Austria, I had the privilege of working alongside Michaela, who led the Payroll department in the Austrian branch. Under her capable leadership, the department and its processes operated seamlessly.
Ganze Stimme lesen Managing the intricate balance between local Austrian regulations and the complexities of United States WHQ processes for my department posed a significant challenge, but Michaela navigated this with admirable diligence. Her dedication and expertise were evident in her efforts to accommodate the unique requirements of our team. Despite the complexity of reconciling local and global standards, Michaela efficiently handled all aspects of classical payroll accounting, travel expenses reporting and stock exchange accounting without a hitch. Her commitment ensured a smooth and complaint-free execution of these tasks, making her an invaluable asset to our team.
Gero GschwendtnerConsultant und Sachverständiger

Zusammenarbeit

Mein Partnernetzwerk

Gute Personalverrechnung entsteht selten allein. Mit diesen Partnern arbeite ich zusammen, damit Ihre Personalverrechnung rundum gut aufgestellt ist.

Für wen

Passt das zu Ihnen?

Familien- und Mittelbetriebe

Die Lohnverrechnung hängt oft an einer einzigen Person.

Ich sichere ab, wenn jemand ausfällt, begleite neue Mitarbeiter:innen und sorge dafür, dass das Wissen im Unternehmen bleibt.

Österreichische Tochter eines internationalen Konzerns

Die Lohnverrechnung ist ausgelagert. Die Verantwortung nicht.

Daten vorbereiten, Änderungen weitergeben, Ergebnisse prüfen, inklusive aller österreichischen Besonderheiten. Ich richte die Abläufe nach den Vorgaben von Konzern und Provider ein, etwa wie Daten übermittelt werden müssen, und bringe das österreichische Know-how dazu.

Passt nicht, wenn ...

Sie vor allem den günstigsten Preis suchen oder die Lohnverrechnung Ihrer Mandant:innen an Dritte weitergeben möchten. Oder wenn Sie jemanden suchen, der einfach abarbeitet, sich nicht in Ihr System hineindenkt und Themen nicht offen anspricht.

Ablauf

So starten wir

01

Erstgespräch

Wo drückt es? Was läuft gut? Wo liegen die größten Abhängigkeiten?

02

Passendes Modell

Interim+, Onboarding oder Partnerschaft. Umfang, Zeitraum und Ziel stehen vorab fest.

03

Umsetzung

Ich arbeite im vereinbarten Rahmen. Neue Themen besprechen wir offen.

Michaela Grubeck, Personalverrechnerin und Unternehmensberaterin

Über mich

Michaela Grubeck

Öffentlich bestellte Personalverrechnerin nach BiBuG und Unternehmensberaterin mit Sitz in Wien. Remote für Unternehmen in ganz Österreich, vor Ort wenn nötig.

Arbeits-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht gehören zu meinem Berufsalltag. Geht eine Frage darüber hinaus, etwa in die rechtliche Vertretung, hole ich Fachleute aus meinem Netzwerk dazu, zum Beispiel für Arbeitsrecht oder Sozialversicherung, und übernehme die Abstimmung. Sie müssen nichts koordinieren.

Ich gebe nicht nur Antworten. Ich befähige Ihr Team, Risiken selbst zu erkennen und die richtigen Antworten selbst zu finden.

Mein Werdegang auf LinkedIn →

Häufige Fragen

Was Sie vielleicht noch beschäftigt.

Wie läuft das Erstgespräch ab?

Das Erstgespräch ist unverbindlich. Wir klären Ihre aktuelle Situation: Was funktioniert bereits gut? Wo besteht Handlungsdruck? Wie ist die Personalverrechnung organisiert, welches System setzen Sie ein und wo liegen die größten Abhängigkeiten?

Was kostet die Zusammenarbeit?

Wo es fachlich und wirtschaftlich sinnvoll ist, arbeite ich mit Projekt- oder Monatspauschalen. Leistungsumfang, Zeitraum und Ziel werden vor Beginn klar vereinbart, damit Ihre Kosten planbar bleiben. Ein konkretes Angebot erhalten Sie nach dem Erstgespräch, denn erst dann ist klar, was Ihre Situation braucht.

Wie schnell können wir starten?

Das hängt von Ihrer Situation und meiner aktuellen Auslastung ab. Im Erstgespräch klären wir, wie dringend es ist und was realistisch möglich ist.

Übernehmen Sie die laufende Lohnabrechnung?

Für eine kleine Zahl ausgewählter Betriebe bis 50 Dienstnehmer:innen ja. Die Plätze sind bewusst begrenzt. Ob es passt, klären wir im Erstgespräch. Mein Schwerpunkt bleiben Interim-Einsätze, bessere Prozesse und die Weitergabe von Wissen.

Was ist der Unterschied zwischen Interim+ und Payroll-Partnerschaft?

Bei Interim+ übernehme ich die Lohnverrechnung, wenn niemand da ist oder ein großes Projekt zusätzliche Kapazität braucht, und stelle sie dabei besser auf. Bei der Payroll-Partnerschaft hat Ihr Team die Lohnverrechnung selbst in der Hand, und ich bin dauerhaft Ansprechpartnerin, zweiter Blick und Backup, bei Abwesenheiten auch mit Abrechnung. Neue Projekte wie einen digitalen Personalakt begleite ich dabei mit.

Wie läuft die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen ab?

Ich begleite Ihre neue Kollegin oder Ihren neuen Kollegen an echten Fällen, mit echten Daten, in Ihrem System. Wir starten mit einem klaren Plan, geben Schritt für Schritt mehr Eigenverantwortung ab und ich bleibe als Ansprechperson an der Seite, bis die Abläufe sitzen. Meist dauert das mehrere Wochen bis Monate. Als diplomierte Fachtrainerin für Erwachsenenbildung achte ich darauf, dass das Gelernte im Arbeitsalltag ankommt und bleibt. Für Quereinsteiger:innen und Neueinsteiger:innen ist das auf Wunsch auch als Lernreise möglich, bei Bedarf gemeinsam mit einem Partner aus meinem Netzwerk.

Mit welchen Systemen arbeiten Sie?

Ich arbeite direkt in Ihrem System. Langjährige praktische Erfahrung habe ich mit BMD NTCS und Sage DPW, darüber hinaus mit weiteren Lohnverrechnungssystemen und mit rascher Einarbeitung in bestehende Systemlandschaften.

Arbeiten Sie vor Ort?

Überwiegend remote und ortsunabhängig für Unternehmen in ganz Österreich. Gespräche finden online statt, bei Bedarf komme ich zu Ihnen in den Betrieb. Ein Büro für Kundenbesuche gibt es bewusst nicht.

Was passiert, wenn Sie selbst ausfallen?

Ich bin ein Einpersonenunternehmen, aber nicht allein unterwegs. Ich arbeite mit einem Netzwerk aus Fachleuten und hole sie bei Bedarf dazu: weitere Personalverrechner:innen aus dem Netzwerk Lohn24®, dem ich angehöre, für zusätzliche Kapazität und Fachleute für Arbeitsrecht, Sozialversicherung und weitere Spezialthemen, wenn es über die Personalverrechnung hinausgeht. Sollte ich selbst ausfallen, klären wir vorab gemeinsam, wer Sie vertritt, damit Ihre Abrechnung nicht stillsteht.

Warum arbeiten Sie mit Lohn24®, Tovio und Lohnbot zusammen?

Ich empfehle nur, was ich kenne und was zur Arbeit mit meinen Kund:innen passt.

Lohn24®: Ein Austausch unter Kolleg:innen ist mir wichtig, und bei komplexen Themen ist er oft unerlässlich. Lohn24® ist ein Kooperationsnetzwerk österreichischer Fachleute, dem ich angehöre. Dort kommen Personalverrechnung, Arbeitsrecht, Steuern und Software zusammen, und ich kann schwierige Fachfragen mit Kolleg:innen besprechen. Als Einpersonenunternehmen habe ich dadurch auch für den Notfall vorgesorgt: Falls ich einmal ausfalle, gibt es im Netzwerk Fachleute, die einspringen können.

Tovio: Die Zeiterfassung ist in vielen Betrieben noch immer ein Stiefkind, obwohl sie ein wichtiger Teil der Personalarbeit ist. Tovio bietet die Möglichkeit, Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung möglichst einfach und gesetzeskonform abzubilden. Taggeld und Kilometergeld werden automatisch berechnet, so kommen Zeiten und Reisekosten geordnet in die Abrechnung.

Lohnbot: Für mich ist Lohnbot eine smarte, moderne Lohnverrechnungssoftware. Zusätzlich lassen sich weitere Berechtigungen vergeben, etwa für die Personalabteilung oder die Geschäftsführung, damit im Betrieb immer alles im Blick bleibt. Für Mitarbeiter:innen gibt es eine App. Das ist ein Rundum-Paket, das für mich Sinn macht.

Sind wir danach bei der GPLB abgesichert?

Ich schaue mit erfahrenem Zweitblick auf GPLB-relevante Themen und mögliche Risiken und bereite Sie darauf vor. Eine Garantie auf Prüfungsfestigkeit kann seriös niemand geben.

Jetzt starten

Eine gute Übergabe beginnt nicht am letzten Arbeitstag.

Lassen Sie uns klären, was jetzt abgesichert werden muss und was in den nächsten Monaten besser funktionieren soll.

Unverbindliches Erstgespräch: